Ata de Reunião

Local

Biblioteca/ Edifício sede do TRE-PI

Data

16/10/2024

Início

09:30 horas

Modalidade

Presencial

Pauta

Registros relevantes

O servidor MARCELO CASSIANO, designado Presidente da COPIN/2024, explanou sobre o estágio atual dos trabalhos, com o prazo final para o levantamento a cargo das Zonas Eleitorais e demais unidades (com encaminhamento de atesto e anexos) tendo se encerrado no dia 14/10/2024. Desse modo, compete à COPIN nesse momento a compilação das informações já enviadas para inserção no devido Processo SEI (0017508-68.2024.6.18.8000), bem como diligências com foco nas Zonas Eleitorais/unidades da Secretaria que porventura não tenham cumprido o prazo e, finalmente, elaboração do Relatório Final de Inventário até o dia 31/10/2024. Alertou o servidor em questão sobre o início dos trabalhos da Comissão de Prestação de Contas / Eleições Municipais de 2024, que conta com 03 (três) membros da COPIN (incluindo o próprio Presidente da Comissão) e que tem o início de suas atividades previstas para o dia 05/11/2024.

Em seguida foi concedida a palavra ao servidor ETEVALDO CANDIDO CUSTÓDIO, ex-presidente da Comissão de Inventário (2023), que teceu as seguintes considerações:

- dificuldade prática de obtenção de todas as informações oriundas das Zonas Eleitorais/ unidades da Secretaria dentro do prazo estabelecido pela norma (31/10), especialmente em ano eleitoral;

- alta rotatividade na movimentação de bens entre as unidades, não acompanhada pela devida atualização no sistema ASIWEB;

- falta de atualização dos nomes dos responsáveis pelos bens móveis no sistema ASIWEB;

- não acatamento, até o presente momento, das providências sugeridas no Relatório Final da COPIN 2023 (doc. SEI nº 0001999850), especialmente a sugestão da Criação de um Núcleo de Inventário (ou outra nomenclatura a ser definida) com no mínimo 02 (dois) servidores dedicados com exclusividade ao trabalho de inventário, tendo em vista que a realização de inventário de forma concomitante com as diversas atividades das unidades de lotação dos membros da Comissão Permanente de Inventário prejudica sobremaneira a realização do inventário no prazo regular estabelecido na Resolução 214/2011, qual seja, do primeiro dia útil de agosto até 31 de outubro de cada ano. Os servidores do mencionado núcleo deveriam necessariamente compor a Comissão Permanente de Inventário, junto com os demais membros a serem designados por meio de portaria, devendo recair sobre os servidores do Núcleo de Inventário a função de presidente da COPIN.

O referido servidor conclui ressaltando outra sugestão formulada no sentido de que seja criada em cada Fórum Eleitoral uma unidade de localização no sistema de gestão de patrimônio (ASIWEB), para fins de controle dos bens localizados na área comum aos Cartórios Eleitorais, sob responsabilidade do(a) Diretor(a) do Fórum ou do(a) Chefe de Cartório da zona em que exerce jurisdição, nos termos do art. 10, parágrafo único, da Res. TRE-PI 232/2011.

O servidor JOÃO ALVES CAVALCANTE NETO pontuou que foi realizada a conferência in loco dos bens móveis do FÓRUM ELEITORAL DE PICOS, no período de 07 a 12/10/2024, de acordo com deliberação registrada na Ata da 1ª Reunião da COPIN/2024 (doc. SEI nº 0002224441) e conforme prescreve o art. 6º, § 2º da Resolução TRE-PI nª 214/2011. Nesse ponto, informou também que a Conferência In loco dos bens móveis da SGP (unidade da Secretaria escolhida) está em fase de conclusão, sendo que as duas vistorias supracitadas (Fórum de Picos e SGP) foram realizadas pelos servidores JOÃO ALVES CAVALCANTE NETO e CARLOS ALBERTO BARBOSA ALMEIDA. Os 02 (dois) servidores em tela se prontificaram a realizar os devidos laçamentos/adequações no sistema ASIWEB, gerando o(s) número(s) de inventário(s) das Zonas eleitorais/ unidades da Secretaria a ser(em) considerado(s) na elaboração do Relatório Final.

O servidor RAUL VENTURA pontuou acerca do retorno dos Processos com as conferências realizadas pelas Zonas Eleitorais/unidades da Secretaria, tendo algumas inclusive solicitado dilação do prazo final para o levantamento (com encaminhamento de atesto e anexos) para a COPIN. O retromencionado servidor se voluntariou para realizar o preenchimento da Tabela constante do doc. SEI nº 0002236387 (Relatório Preliminar), notadamente a inserção dos links com os formulários preenchidos pelas Zonas Eleitorais/unidades da Secretaria (ANEXO I – bens para Baixa; ANEXO II – bens com plaqueta ausente e ANEXO III - Bens Não encontrados).

O servidor ANTÔNIO CARLOS BARBOSA alertou sobre a complexidade das atribuições da Comissão de Inventário Anual, sobretudo pela constatação de divergências entre a movimentação de bens móveis registrada no sistema e as efetivas ocorrências que demandam transferências, baixas, comunicações de extravio e outras providências aplicáveis.

Encaminhamentos

Descrição

Responsável

Comunicação / DILIGÊNCIA às Zonas Eleitorais /Unidades da Secretaria que ainda não realizaram  a conferência e devolução do seu respectivo Processo à COPIN

Marcelo Cassiano

Preenchimento da Tabela constante do doc. SEI nº 0002236387 (Relatório Preliminar), notadamente a inserção dos links com os formulários preenchidos pelas Zonas Eleitorais/unidades da Secretaria (ANEXO I – bens para Baixa; ANEXO II – bens com plaqueta ausente e ANEXO III - Bens Não encontrados)

Finalização da Conferência In loco dos bens móveis da SGP

Elaboração do Relatório Final de Inventário 2024

Presentes

Nome

Lotação

E-mail

FRANCISCO MARCELO CASSIANO DA SILVA

SECOM

francisco.cassiano@tre-pi.jus.br

JOÃO ALVES CAVALCANTE NETO

SEAU

joao.cavalcante@tre-pi.jus.br

CARLOS ALBERTO BARBOSA ALMEIDA

SECOM

carlos.barbosa@tre-pi.jus.br

RAUL SERGIO ARAGÃO VENTURA

SECADP

raul.ventura@tre-pi.jus.br

ANTONIO CARLOS BARBOSA

SEAJUR

antonio.carlos@tre-pi.jus.br

ETEVALDO CANDIDO CUSTODIO

SEAU

etevaldo.custodio@tre-pi.jus.br