Ata de Reunião

Local

Sala de Audiências 1/ Edifício sede do TRE-PI

Data

25/09/2024

Início

09:30 horas

Modalidade

Presencial

Pauta

Registros relevantes

O servidor MARCELO CASSIANO, designado Presidente da COPIN/2024, iniciou a reunião destacando a publicação da Portaria Presidência TRE-PI nº 479/2024, publicada no DJE nº 187, de 18/09/2024, que instituiu a atual composição da COPIN. Prosseguiu relatando a finalidade da Comissão, que é a de realizar o Inventário Anual dos bens móveis do TRE-PI, mediante a comprovação da exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o patrimônio do Tribunal, demonstrando o acervo de cada detentor de carga e de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variações patrimoniais ocorridas no exercício, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administração Pública Federal. Alertou para o prazo exíguo conferido à atual Comissão, visto que o inventário em questão deveria ter se iniciado no primeiro dia útil do mês de agosto de do corrente ano, e deverá ser encerrado, impreterivelmente, até o dia 31 de outubro de 2024, com a entrega, dentro do referido prazo, de relatório conclusivo à Administração Superior. Pontuou sobre as especificidades do Inventário em ano eleitoral, na forma do contido na Resolução TRE-PI nº 214/2011 (alterada pela Resolução TRE/PI nº 275/2013), a saber: Art. 6º, §1º: “ Em ano eleitoral, os detentores da carga patrimonial, com o auxílio da Seção de Almoxarifado e Patrimônio - SEALP, realizarão conferência periódica dos bens móveis que estão sob sua responsabilidade, confrontando-a com a relação dos bens listados no sistema ASIWEB, que estão sob o seu poder, sendo dispensada a conferência in loco pela comissão inventariante; e § 2º: “Sem prejuízo do disposto no parágrafo anterior, em ano eleitoral, o inventário anual poderá ser realizado por meio de amostragem, devendo a comissão escolher, aleatoriamente, uma Secretaria do Tribunal e um polo de informática, para fazer a conferência in loco dos bens móveis.” Desse modo, externou a necessidade de atuação direta de todos os membros titulares da COPIN nas atividades a cargo da Comissão, com a maior celeridade possível, ponderando nesse ponto sobre as dificuldades impostas pelo período eleitoral, como a constatação do envolvimento direto de todos os 05 (cinco) membros titulares nas atividades das Eleições municipais de 2024, inclusive com viagens a serviço já anteriormente programadas. Nesse ponto, ressaltou ainda que, mesmo antes da presente reunião, já tinham sido tomadas as seguintes providências pelos membros JOÃO ALVES e CARLOS ALBERTO: 1) autuação no SEI do Processo 0017508-68.2024.6.18.8000, com a finalidade de coletar todas as informações necessárias à produção do Relatório Final; 2) Autuação de 74 (setenta e quatro) processos no SEI destinados à notificação dos Cartórios Eleitorais e encaminhamento dos respectivos Termos de Responsabilidade com a Listagem de bens para conferência, de acordo com o que prescreve o Art. 7º da Resolução TRE-PI nº 214/2011, transcrito a seguir: “A Comissão de Inventário encaminhará, aos Juízes Eleitorais das Zonas onde não for realizado o inventário anual in loco relação de bens, devendo cada magistrado designar um servidor para proceder à conferência e à devolução do relatório devidamente assinado, com visto do Juiz Eleitoral, tudo dentro do prazo fixado pela referida Comissão.”. O servidor CARLOS ALBERTO informou que já estava providenciando a autuação dos demais Processos eletrônicos para notificação e conferência dos bens das demais unidades da Secretaria do Tribunal. Informou ainda sobre a necessidade de solicitação ao Chefe da SEALP de ampliação do perfil de acesso ao sistema ASIWEB aos membros da COPIN, bem como que a mesma unidade providencie a atualização dos nomes dos detentores de carga no referido sistema. O servidor em tela opinou pela divisão de Processos destinados aos cartórios e unidades da sede para fins de acompanhamento e controle das suas respectivas conferencias de bens, ficando cada um dos 05 (cinco) membros titulares com uma fração igual. O mesmo se prontificou a efetivar e informar por e-mail tal divisão, o que foi prontamente acatado pelos presentes. Finalizou sua manifestação com a sugestão de que a Secretaria e o polo a serem escolhidos para a conferência in loco dos bens móveis sejam respectivamente a SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAS e o FÓRUM ELEITORAL DE PICOS, o que também foi aceito por unanimidade. O servidor JOÃO ALVES apontou para a questão da necessidade de atualização do programa/aplicativo que possibilita a leitura instantânea das placas contendo os números de patrimônio dos bens, mediante a utilização de aparelhos coletores. O mesmo se prontificou a acompanhar o caso até a devida resolução. Se voluntariou a providenciar o relacionamento no SEI de todos os Processos específicos dos Cartórios Eleitorais e das unidades da Secretaria junto ao processo principal (SEI nº 0017508-68.2024.6.18.8000), como forma de melhor controlar a devolução, efetiva conferência e otimizando a elaboração do relatório final de inventario. Concluiu sua apresentação alertando para os entraves inerentes à realização do inventário nas atuais circunstâncias, notadamente o volume das atividades relacionados ao pleito eleitoral, reduzido prazo para as providências da própria Comissão e, sobretudo, pela variável relativa ao cumprimento dos prazos pelos cartórios eleitorais. O servidor RAUL VENTURA opinou acerca do prazo para conclusão do levantamento pelas unidades (com encaminhamento de atesto e anexos), sugerindo que devam retornar para a COPIN devidamente conferidos até o dia 14/10/2024, sendo que para isso, todos os processos notificando cartórios devam ser despachados pela COPIN até o dia 27/09/2024 e os destinados às unidades da Secretaria devam ser efetivamente despachados até 04/10/2024, proposta acolhida por todos os outros membros. Finalizou sua intervenção opinando no sentido de que todas as comunicações/providências realizadas pela COPIN, sejam registradas no SEI. O servidor/membro titular ANTÔNIO CARLOS BARBOSA não participou da reunião por estar em viagem a serviço.

Encaminhamentos

Descrição

Responsável

Comunicação à SEALP sobre a necessidade de ampliação do perfil de acesso ao sistema ASIWEB aos membros da COPIN

Marcelo Cassiano

Divisão das Zonas Eleitorais/unidades da Secretaria que ficarão a cargo de cada membro

Carlos Alberto

Relacionamento/vinculação de todos os Processos das Zonas Eleitorais/unidades da Secretaria com o Processo principal

João Alves

Atualização do programa/aplicativo que possibilita a leitura instantânea das placas de patrimônio

João Alves

Envio do processo SEI com os Termos de Responsabilidade para conferência dos Cartórios Eleitorais

Todos os 05 (cinco) membros titulares

Envio do processo SEI com os Termos de Responsabilidade para conferência das unidades da Secretaria/sede

Todos os 05 (cinco) membros titulares

Conferência In loco dos bens móveis da SGP

Marcelo Cassiano e Carlos Alberto

Conferência In loco dos bens móveis do Fórum Eleitoral de Picos

Carlos Alberto e João Alves

Presentes

Nome

Lotação

E-mail

FRANCISCO MARCELO CASSIANO DA SILVA

SECOM

francisco.cassiano@tre-pi.jus.br

JOÃO ALVES CAVALCANTE NETO

SEAU

joao.cavalcante@tre-pi.jus.br

CARLOS ALBERTO BARBOSA ALMEIDA

SECOM

carlos.barbosa@tre-pi.jus.br

RAUL SERGIO ARAGÃO VENTURA

SECADP

raul.ventura@tre-pi.jus.br